Jak zaplanować trasę handlowca, żeby zmieścić więcej wizyt

Handlowiec w terenie pracuje osiem godzin, ale sprzedaje tylko przez część tego czasu. Reszta to dojazdy, szukanie parkingu i czekanie, aż klient skończy rozmowę telefoniczną.

Typowy rozkład dnia przy źle ułożonej trasie wygląda tak: cztery godziny za kierownicą, trzy godziny u klientów, godzina na przerwy i papierologię. Przy dobrze ułożonej — dwie i pół godziny jazdy i pięć godzin z klientami. Ta sama liczba przepracowanych godzin, dwa razy więcej rozmów.

Najczęstszy błąd: planowanie według pilności

Handlowiec patrzy na listę i układa dzień według tego, kto najbardziej się dopomina. Efekt: rano Kielce, w południe Jędrzejów, po południu znowu Kielce, bo ktoś oddzwonił.

Klient, który dzwoni najgłośniej, rzadko jest tym najbardziej wartościowym. A każdy powrót w to samo miejsce to czterdzieści minut, których nie da się odzyskać.

Trasę układa się według geografii, a nie według tego, kto ostatni napisał SMS-a.

Metoda pięciu kroków

1. Podziel teren na sektory

Weź mapę województwa i podziel je na cztery–pięć obszarów. Każdy sektor ma swój stały dzień tygodnia. Poniedziałek — północ, wtorek — wschód i tak dalej.

Zaleta jest podwójna: nie jeździsz w kółko, a klienci uczą się, że „pan Marek bywa u nas w środy”. To ułatwia umawianie kolejnych spotkań.

2. Ustal częstotliwość dla każdego klienta

Nie wszyscy zasługują na wizytę co dwa tygodnie. Podziel bazę na trzy grupy:

Bez tego podziału handlowiec odwiedza tych, których lubi, a nie tych, którzy przynoszą pieniądze.

3. Zacznij od najdalszego punktu

Wyjedź rano najdalej i wracaj w stronę domu. Dwa powody: rano jest mniej korków na wyjazdach z miasta, a po południu, kiedy energia spada, jesteś już blisko bazy.

Odwrotna kolejność — najbliżsi rano, dalecy po południu — kończy się powrotem o dwudziestej.

4. Zostaw luz na nieprzewidziane

Plan wypełniony w stu procentach rozpada się po pierwszym opóźnieniu. Zaplanuj sześć wizyt tam, gdzie teoretycznie zmieściłoby się osiem. Wolne okno wykorzystasz na klienta, który nagle się odezwie, albo na dokończenie notatek.

5. Notuj od razu, nie wieczorem

Pięć minut w samochodzie po wyjściu od klienta jest warte więcej niż pół godziny wieczorem, kiedy szczegóły już się zatarły. Ustalenia zapisane na gorąco są konkretne: „chce wycenę na 200 sztuk do piątku”, a nie „był zainteresowany”.

Ile realnie da się zyskać

Prosty rachunek dla handlowca pokonującego 1200 km miesięcznie:

• lepsze ułożenie tras skraca dystans o około 20 procent, czyli 240 km,
• przy średniej 60 km/h to około 4 godziny miesięcznie mniej za kierownicą,
• 4 godziny to 6–8 dodatkowych wizyt,
• przy koszcie 1 zł za kilometr — oszczędność 240 zł na samym paliwie i eksploatacji.

Dla zespołu pięciu handlowców daje to ponad tysiąc złotych miesięcznie i około 35 dodatkowych spotkań.

Kiedy mapa w telefonie przestaje wystarczać

Do dziesięciu klientów wystarczy Google Maps i pamięć. Powyżej pięćdziesięciu zaczyna się problem — nie da się utrzymać w głowie, kto był odwiedzony trzy tygodnie temu, a kto trzy miesiące.

Wtedy przydaje się system, który sam pilnuje cykli i podpowiada, kogo warto odwiedzić przy okazji wyjazdu w dany rejon. To dokładnie ten moment, w którym arkusz w Excelu przestaje wystarczać.

Podsumowanie

1. Podziel teren na sektory i przypisz im stałe dni.
2. Skategoryzuj klientów według wartości, nie sympatii.
3. Planuj od najdalszego punktu w stronę domu.
4. Zostaw 25 procent zapasu czasowego.
5. Notuj ustalenia zaraz po wyjściu od klienta.